成都周年庆典公司

年会策划成功的五大要素

POST TIME:2021-04-04 09:24 READ
年会策划成功的五大要素
 
成都庆典策划公司指出,年会策划需要提前预定年会地点,确定年会时间地点,通知公司全体员工及其出差名单,确定酒店入住名单,购买礼品等。成功的年会策划需要哪些要素?下面的小系列将向你详细展示在年会的规划中需要做什么。
年会计划需要做什么。
1.提前预定年会地点。
比如酒店,吃饭的地方,团建的地方等等。
2.确定年会的时间和地点,并通知公司所有员工。
成都年会活动策划公司指出,预订年会会场后,下一步是向公司全体员工公布地点和时间,确定员工出行名单,尽快完成往返车的预订,或者根据人数预订往返酒店的包机。
3.员工差旅清单,并确认酒店入住清单。
入住期间如果有部门集团会议,必须事先报告会议场所的工作人员在签字前,房卡必须事先分开,主要是避免签字人数多,房卡和签字台混乱的签字台上有分发的礼物,可以在签字表上注明,避免误送、少送、多送
年会材料要放在一起,避免年会工作人员到处找不到物品。(这是给需要入住酒店的年会准备的。如果不需要入住酒店,只需统计参会人员名单即可。)


4.年会负责人应购买礼品。
购买也是一件复杂的事情。既然是年会,奖励必不可少。挑选礼物时,可以考虑参考专业年会顾问团的意见,找一些实用的、纪念性的礼物。
5.找到年会主题相关的资料。
第一,确定年会主题,统一设计风格,确定年会主题所需的相关材料,并预先确定主题的大小和位置;既然是年会,LED屏幕必不可少,所以需要提前测试LED屏幕的效果。LED屏幕的质量和效果是不一样的。
在实施过程中,不可避免地会遇到各种临时性或特殊要求,因此实施内容会有一些变化,工作人员必须更新到相应的表格形式,并与工作组的每个成员同步。所以年会规划阶段需要更详细的项目准备表。
成功年度会议计划的五个要素。
1.交流阶段。
成都活动策划公司指出,活动策划公司在收到年会的招标文件时,第一步就是要和客户沟通清楚,了解客户的需求,比如往年年会是怎么开的,这次年会有什么想法,有什么特别的环节,年会在哪里开,吃不吃。
最重要的是预算,不然创意策划很好,但是预算不够,也是幻想。
2.头脑风暴。
活动策划公司通过沟通了解客户的大致想法后,会组织项目组进行头脑风暴,项目组成员一般包括客服、策划、设计、实施。
因为客服和客户沟通最直接,可以知道客户的想法。规划就是创造性的思考。设计意味着对图片的呈现提出建议。执行力意味着具体落地的可行性。因为想法很好,不能落地就没用了。
3.总体规划。
经过头脑风暴,对年会主题和创意的讨论已经形成了初步的思路,由总规划师转化为ppt方案。不要小看这一步。方案做得好不好,很大程度上取决于ppt做得好不好。所选的版面、版面、设计会影响客户对年会的直观感受。因为没有实物,所以一定要通过ppt把年会刻画的很漂亮。
4.提案的修订。
一般活动策划公司是不会直接把方案发给客户的,因为发方案的客户是看不到任何东西的,所以活动策划公司一定要给客户做一个方案,描述方案过程中的亮点,让客户清楚的知道每个环节是如何构成落地的。提案完成后,根据客户意见对提案进行修改和调整,直至定稿。
5.实施计划。
成都活动策划公司指出,计划完成后,活动策划公司将根据计划制定实施细则。会有每个位置怎么摆放,路线怎么走,材料用什么材料,人员分工,流程怎么控制等等细节。