成都活动庆典公司

庆典活动的管理重点

POST TIME:2021-05-18 10:35 READ
庆典活动的管理重点
·活动管理
成都庆典活动策划公司指出,庆典活动的管理包括材料制作和采购,过程的细化和确认,后期的总结等。
材料方面有庆祝会背景板、庆祝会宣传片、签到处布景板、拱门、空飘气球、彩旗、指示牌、横幅、招贴画、庆祝会手提包、庆祝会文化衫、宣传画册、邀请函、来宾礼品、抽奖礼品、会场鲜花、桌椅、手提包、展架、通稿、媒体打包材料等。
实地细化与确认是指对每个环节的流程是否有疏漏,如何分配人员到具体事务中进行反复思考。如签到、来宾、演员、仪式、主持人、灯光师、摄影摄像、会场、宴会等各个环节都要确认流程,并有专人对接,确保现场执行无差错。例如演员礼仪管理这一项,就需要有专人负责演出工作,提前排练,排演流程发布,乐队管理,礼仪人员培训,统一着装等。
在后期总结时,要做好文字、图片、音频、视频等资料的整理归档,并做好活动材料的消耗和盘点,对整个活动做出书面总结报告,分析亮点和不足,最后制作多媒体回顾光盘。
·紧急应变计划
成都庆典活动策划公司指出,在专业策划公司中,会反复提到“确认执行细节”,这是因为发布会本身就很复杂,包含了很多细节,如果一个细节出了问题,就会造成庆典活动的缺失。因此要在活动之前和活动期间经常发现问题,防止问题,检查问题,避免出现漏洞。


庆典活动开始前,要进行场地考察,安排专人与场地所在地协调沟通,详细了解场地面积、应急电源、活动设备、消防通道等场地情况,同时要注意当天的天气情况,根据具体情况制定应对措施,成立应急小组。
成都庆典活动策划公司指出,在庆典活动期间和之后,要有物品保管和人身安全提示,同时做好重要物资的检查,如现场设备(包括笔记本电脑)前后要检查几次,确保工作正常运转,尤其是庆典活动文件,要备好两个笔记本备用,以备不时之需。
有用电问题,要保证正常用电,自己亲自做好电源测试,否则现场有一半人都会跳闸尴尬,还有现场是否有应急电源,比如当地突发停电能否保证继续供电。也就是说,PPT翻页笔至少准备2个,打印机必须搬到现场。
·团队的构架
准备整年庆典活动时,要成立相应的队伍,选组长,选部分成员,如会务组、接待组、演出组、宣传组、礼仪组、后勤组、安保组、财务组等,同时各成员要做好相应的沟通和培训,明确分工,保证队伍的落实与协作,为整年庆典活动的顺利开展奠定基础。
成都庆典活动策划公司指出,一场完美的周年庆典并不容易,往往是全公司紧密合作的结果。除了一个好的计划,准确的执行是很重要的。唯有如此,才能保证优秀方案的成功落地,才能创造出卓越的传播效果,才能让企业良好的形象深入人心。