成都会务服务公司

标准的会议服务流程

POST TIME:2022-06-06 17:20 READ
标准的会议服务流程
 
成都会务公司指出,做好每一个项目,首先要有顶层设计,按照顶层设计,把每一个环节逐一细化,将各个环节一一打通,这样项目至少会比较顺利地完成。项目规划的范围很广,项目的形式不同,项目的执行项目也有区别。在此,我将与大家分享如何进行会务工作,供大家学习参考。明确活动的背景、目的;
明确活动主题,时间,地点,参加人员,参加人数,活动内容,相关准备材料的种类,数量。
组织会务工作组,确定工作组领导和成员,制定会议筹备工作方案;
根据确定的会议程序,制定会议经费预算,申请特别会议费
确定会议议程,落实参会人员,安排会议具体地点,安排参会人员住宿,安排会议车辆,制定安全应急预案,形成会议工作指南样稿,经会议小组领导确认后开始印制。
发布会议公告,包括会议时间、地点、所提交的会议材料的格式要求和与会人员。
确定发言人,挑选标准:演说能力强,有影响力,受人尊敬,亲身经历丰富,感人或幽默的故事。
根据预演时间,防止预演时间不够或提前结束的现象。
活动前期的宣传。
确定背景地图、横幅、会员卡、桌标、领路、活动场所路线图样式和内容后,组长确认后,开始制作横幅、会员卡、桌标。
检查各种宣传资料,包括标语、路引、桌签、参会证等是否到位。
参加会议的人员的房间安排,饮食的安排。
提前安排人员抵达会议地点,安排会议室,安排食宿及餐饮等事宜。
检查各种会议资料,包括会议简报、会议指南等,以备查阅。
检查会议住宿、餐饮安排情况,如有宴会,要安排好酒水的位置。
确定进场时间,搭建进场内容。
一天前与主持人取得联系,进行现场预演和准备。
安排会议室的布置,并确定室内设备的配置,包括桌椅摆设、投影仪、会议计算机、话筒、电话会议设备、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸笔、饮用水、鲜花、茶歇、急救药品、照相器材等。
全面检查各项工作落实情况,安排专人指导,并做好会议记录、会议电脑投影仪操作、摄影摄像等工作,统一着装。
确定参加会议人员的具体地点和时间,做好会议的分组工作。
专人举牌欢迎客人,引导到前台集中,同时段内的客人集合完毕,引导上车。去了宾馆,引导到接待台签到。
成都会务公司表示,熟悉客人的员工站在大门口欢迎客人,做好客人的签名工作,饭后发行房卡和资料袋,包括会务指南、参加证、纸笔、温暖提示(注意事项、饮食和活动)。
贵宾接待:由专人专车全程陪同,专车送达酒店,并带到贵宾区休息,办理手续,送到客房。会议由高层领导陪同,并引导大家坐在前排。
选择合适的拍摄场所。
协调回程票务。
客人送货流程:在酒店大厅定期上班,有负责人领导,有负责人和车。
会议结束后,回收自己的文件,整理会议记录,发表会议成果,总结会议组织的工作经验和教训。
成都会务公司指出,上述流程是大型会务的标准流程,在实际应用中,可以根据会议规模进行适当调整。最后总结,无论所做的是何种类型的活动,都必须有一个详细的活动方案和流程,按照方案执行细分,细分越清晰,活动执行越成功。