成都会务流程

会务接待及实施计划

POST TIME:2021-05-17 14:42 READ
会务接待及实施计划

成都会公司指出,根据参会人数不同,会议准备工作的内容和接待方式不同,会议组织和礼仪要求不同。
首先是会议的准备工作。
根据会议规模确定接待规格。
分发会议通知和会议日程。
成都会公司指出,会议通知必须写明召集人姓名、组织单位名称、会议时间、地点、主题、参会人员、会议费用、拟带信息、联系方式等。请前台注意所附的回执,以便确定被邀请人是否可以出席会议,以及是否对出席人员有其他要求等。对于现场的与会者,请附上会议地点和酒店的路线图。这张路线图防止外人问路。
会议日程是会议期间每天会议活动的详细安排,是人们了解会议情况的重要依据。它可以是书面的,也可以是表格的。可以和会议通知一起分发。
选择场地。
选择会场,根据参会人数和会议内容综合考虑。就是达到规范:
大小要适中。成都会议公司指出,会议厅太大,人数太少,空座太多,而且邋遢,给与会者一种压抑的感觉;会场太小,人太多,挤在一起,就像一个乡下人去赶集一样,不但抠门,而且基本上开不好会。因此,英国首相丘吉尔曾说过:“不一定要有太大的房间,只有大小合适的房间。”


第二,选址要合理。历史召集的会议可以一两个小时分散开,开会地点可以设在参会人员集中的中心。对于超过一天的会议,尽量将地点设置在离与会者住处较近的地方,避免与会者来回奔跑。
第三,下属设备要齐全。会议人员必须停止反思会议场所的照明、通风、卫生、服务、电话、公共广播和录音。他们不要因为“上次会议在这里举行,没有成功”,就轻率地认为“这次会很顺利”。否则,可能会发生损失。
第四,一定要有停车场。在古代社会,开会的时候,带着“一双草鞋一把伞”来开会的人并不多。汽车和摩托车必须有停车位,这样才能成功驾驶。
会场布置。
场馆的布局包括场馆周围的装修和座位的分配。
成都会公司指出,普通大型会议的会场根据会议内容悬挂横幅。在门口挂上告别和庆祝的牌子。场地内可放置适当的盆景和盆花;为了使会场更加庄严,可以在主席台上悬挂国旗、党旗或者国徽、国徽。如果茶杯和饮料需要放在桌面上,应该擦洗干净,摆放美观一致。
座位要根据会议的风格和气氛来安排,礼宾要认真研究准备会议材料。
会议组要准备好与会议议题相关的必要材料,这些材料整理好后会分文件夹分发给与会者,方便与会者阅读和准备发言。