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完整的会议规划方案

POST TIME:2021-05-19 13:20 READ
完整的会议规划方案
 
 成都会务公司介绍到,每次大型会议,包括日程事项的安排、邀请人的通知、会议场所的预定等,都会很长时间前开始准备
一、27条完整会务会议规划方案。
1、明确活动背景、目的。
2、明确活动主题、时间、地点、参与者、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量。
3组织会议事务工作组,确定会议事务小组的领导人和成员,并制定会议筹备工作的安排。
4、根据确定的会议程序,制定会议预算,申请特别会议费用。
5、确定明确的会议程序,执行参加者的参加状况,会议的具体场所状况,参加者的住宿安排状况,会议车辆状况,安全应急预案状况,形成会议指南样本,经会议组领导确认后开始印刷。
6、发布会议通知,包括会议时间、场所、会议资料格式要求、参加者。
7.确认扬声器。评选标准:有演讲能力、影响力、普遍尊重、实践经验丰富、感人或幽默的故事。
8.根据时间预演,防止时间不足和提前结束。
9.活动的前期宣传。


10确定背景地图、横幅、参与证书、桌面签名、指南、活动场景路线图的样式和内容,经会议组长确认后,开始生产横幅、参与证书、桌面签名。
11.检查各宣传材料的到达情况,包括横幅、路引、桌面签名、参加证。
12、参加者的房间安排、饮食安排。
提前安排人员前往会议地点,安排会议室,住宿,餐饮等。
14、检查各会务资料的到达情况,包括报告资料、会务指南等。
15、检查会议住宿、饮食安排情况,如有晚宴,必须协调场所、酒水。
16.确定入场时间,制作内容。
17、一天前与主持人取得联系,进行现场彩排和准备。
18.组织会议室,以确定室内设备的可用性,包括桌子和椅子装饰、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、记录笔、激光笔、电源、纸张、笔、饮用水、花卉、茶歇、紧急医疗、摄影设备。
19、全面检查各项工作执行情况,安排指导者、会议记录者、会议计算机投影仪操作者、摄影师,统一服装。
20、确定参加者到会议所在地的具体时间,组成小组。
21、负责人举牌迎接客人,引导接待区集中,同时间段客人集中,引导乘车,引导到酒店,在接待台签字。
22. 成都会务公司指出,熟悉客人的工作人员应站在大门口迎接,制作参加签名,人员到达后发行房卡、资料袋,包括会务指南、参加证、纸笔、温暖提示(注意事项注意、饮食和活动注意)。
23、VIP接待:负责人的专用车陪同,专用车送到宾馆,带到贵宾区休息,代理手续,送到房间。会议时由高级领导人陪同,指导坐在前排。
24.选择照片的位置。
25、回程票务协调。
26、客人送货流程:在酒店大厅定时定班,负责人领导,负责人跟车。
27、会议结束后,回收自己的东西,整理会议纪要,发表会议成果,总结会议组织的经验教训。